Komunikasi Email yang Efektif

Handout ini dimaksudkan untuk membantu siswa, dosen, dan profesional Universitas belajar menggunakan email lebih efektif. Ini dapat membantu Anda menentukan apakah email adalah modus komunikasi terbaik dalam situasi tertentu dan menulis pesan yang berhasil menyampaikan makna Anda kepada audiens yang Anda tuju.

Latar Belakang

Meskipun email adalah alat yang berharga, itu menciptakan beberapa tantangan bagi para penulis. Miskomunikasi dapat dengan mudah terjadi ketika orang memiliki harapan yang berbeda tentang pesan yang mereka kirim dan terima. Email digunakan untuk berbagai tujuan, termasuk menghubungi teman, berkomunikasi dengan profesor dan pengawas, meminta informasi, dan melamar pekerjaan, magang, dan beasiswa. Tergantung pada tujuan Anda, pesan yang Anda kirim akan berbeda dalam formalitas mereka, audiens yang dituju, dan hasil yang diinginkan.

Jadi — bagaimana Anda tahu ketika mengirim email adalah cara paling efektif untuk mencapai tujuan komunikasi Anda? Kapan pesan singkat itu OK, dan kapan lebih tepat mengirim email yang lebih panjang dan lebih profesional? Bagaimana seharusnya Anda memutuskan gaya penulisan apa yang cocok untuk setiap tugas? Terus membaca untuk jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini!

Kapan email bentuk komunikasi yang tepat untuk digunakan?

Email adalah cara yang baik untuk menyampaikan pesan Anda saat:

Anda perlu menghubungi seseorang yang sulit dihubungi melalui telepon, tidak datang ke kampus secara teratur, atau tidak berada di bagian yang sama dari negara atau dunia (misalnya, seseorang yang tinggal di zona waktu yang berbeda) .
Informasi yang ingin Anda bagikan tidak peka terhadap waktu. Tindakan mengirim email adalah seketika, tetapi itu tidak berarti penulis dapat mengharapkan tanggapan seketika. Bagi banyak orang, mengikuti korespondensi email mereka adalah bagian dari pekerjaan mereka, dan mereka hanya melakukannya selama jam kerja reguler. Kecuali pembaca Anda telah berjanji sebaliknya, asumsikan bahwa mungkin diperlukan beberapa hari bagi mereka untuk menanggapi pesan Anda.
Anda perlu mengirim seseorang file elektronik, seperti dokumen untuk kursus, spreadsheet penuh data, atau draf kasar dari kertas Anda.
Anda perlu mendistribusikan informasi ke sejumlah besar orang dengan cepat (misalnya, memo yang perlu dikirim ke seluruh staf kantor).
Anda membutuhkan catatan tertulis tentang komunikasi. Menyimpan email penting dapat berguna jika Anda perlu merujuk kembali ke apa yang dikatakan seseorang dalam pesan sebelumnya, memberikan semacam bukti (misalnya, bukti bahwa Anda telah membayar untuk layanan atau produk), atau meninjau konten dari pertemuan penting atau memo.
Kapan email TIDAK merupakan bentuk komunikasi yang tepat untuk digunakan?

Email bukanlah sarana komunikasi yang efektif ketika:

Pesan Anda panjang dan rumit atau membutuhkan diskusi tambahan yang sebaiknya diselesaikan tatap muka. Misalnya, jika Anda ingin umpan balik dari atasan Anda atas pekerjaan Anda atau jika Anda menanyakan pertanyaan yang membutuhkan jawaban lebih dari jawaban ya / tidak atau penjelasan sederhana kepada Anda, Anda harus menjadwalkan rapat sebagai gantinya.
Informasinya sangat rahasia. Email TIDAK PERNAH bersifat pribadi! Perlu diingat bahwa pesan Anda dapat diteruskan ke orang lain tanpa sepengetahuan Anda. Salinan cadangan email Anda selalu disimpan di server yang dapat dengan mudah diambil oleh pihak yang berkepentingan, bahkan ketika Anda telah menghapus pesan dan berpikir itu hilang selamanya.
Pesan Anda secara emosional dibebankan atau nada pesan dapat dengan mudah disalahartikan. Jika Anda ragu untuk mengatakan sesuatu ke wajah seseorang, jangan menuliskannya di email.

Siapa audiens Anda?

Orang-orang memiliki pendapat yang berbeda tentang tampilan email, jadi selalu membantu untuk menyadari harapan audiens Anda. Misalnya, beberapa orang menganggap email sebagai bentuk komunikasi yang cepat dan informal — cara mengucapkan “halo” atau mengajukan pertanyaan singkat. Namun, yang lain menganggap email sebagai cara yang lebih mudah untuk mengirimkan surat resmi. Orang seperti itu mungkin menganggap email tidak resmi kasar atau tidak profesional.

Sebuah pesan seperti ini mungkin baik-baik saja untuk mengirim teman Anda, tetapi tidak kepada profesor Anda:

Hai Joan,
Apakah Anda tahu apa tugas itu? Bisakah Anda membantu saya?

Meskipun jelas bagi Anda bahwa Anda tidak akan mengirim email semacam itu ke profesor Anda, mari kita hati-hati memeriksa asumsi apa yang dibuat pesan ini tentang pembaca dan harapan mereka. Nada pesan ini sangat santai; ini mengasumsikan bahwa pembaca tahu siapa pengirimnya dan memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan pengirimnya. Karena mengandung rujukan ambigu untuk “penugasan,” pesan ini juga mengasumsikan bahwa pembaca sudah akrab dengan subjek yang ada di tangan (misalnya, menganggap pembaca akan tahu yang mana saja dan yang mana tugas tertentu yang dimaksud pengirim). Penulis juga membuat asumsi implisit tentang kenyamanan pembaca dengan bahasa yang sering digunakan saat mengirim pesan instan atau pesan teks. The “U” mungkin diambil oleh beberapa pembaca sebagai tanda bahwa penulis terlalu malas untuk mengetikkan kata “Anda.”

Membuat asumsi tentang harapan pemirsa Anda meningkatkan risiko bahwa pesan Anda atau nadanya akan disalahartikan.
Untuk memastikan bahwa pesan Anda memiliki efek yang diinginkan, gunakan pertanyaan berikut untuk membantu Anda memikirkan audiens dan kebutuhan mereka:

Siapa audiens Anda? Seberapa sering audiens Anda menggunakan email untuk berkomunikasi?
Apa hubungan audiens Anda dengan Anda — misalnya, apakah pembaca adalah guru Anda? Bos Anda? Seorang teman? Orang asing? Seberapa baik Anda mengenal mereka? Bagaimana Anda berbicara dengan mereka dalam situasi sosial?
Apa yang Anda ingin audiens Anda pikirkan atau pikirkan tentang Anda? Kesan seperti apa yang ingin Anda buat?
Komponen penting dari email yang efektif:

Baris Subjek

Baris subjek email sama seperti headline surat kabar. Mereka harus menyampaikan pesan utama dari pesan Anda atau gagasan yang Anda ingin pembaca mengambil. Oleh karena itu, sespesifik mungkin. Subjek satu kata seperti “Hai,” “Pertanyaan,” atau “FYI” tidak informatif dan tidak memberi pembaca gambaran tentang betapa pentingnya pesan Anda. Jika pesan Anda sensitif terhadap waktu, Anda mungkin ingin memasukkan tanggal di baris subjek Anda, seperti “Rapat di Kam, 2 Desember”. Pikirkan tentang baris subjek pada pesan email yang Anda terima. Mana yang menurut Anda paling efektif? Mengapa?

Salam dan Tandatangani

Gunakan semacam ucapan dan semacam tanda tangan. Jangan hanya mulai dengan teks Anda, dan jangan hanya berhenti di bagian akhir tanpa tanda tangan sopan. Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik, Anda mungkin bingung tentang cara mengatasinya (“Apa yang saya sebut TA / profesor saya?”) Atau cara menandatangani (Hormat? Hormat?). Meskipun demikian, itu selalu lebih baik untuk membuat semacam usaha. Jika ragu, hubungi seseorang secara lebih formal agar tidak menyinggung mereka. Beberapa cara umum untuk menyapa pembaca Anda adalah:

Profesor Smith yang terhormat,
Halo, Ms. McMahon,
Hai, Mary Jane,
Jika Anda tidak tahu nama orang yang Anda tuju, atau jika alamat email beragam grup, cobalah sesuatu yang umum, namun sopan:

Untuk Perhatian,
Anggota komite seleksi yang terhormat,
Halo semuanya,
Penutupan Anda sangat penting karena memungkinkan pembaca tahu siapa yang menghubungi mereka. Selalu menandatangani dengan nama Anda di bagian akhir pesan Anda. Jika Anda tidak mengenal pembaca dengan baik, Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk memasukkan judul dan organisasi tempat Anda berada; sebagai contoh:

Mary Watkins
Senior Research Associate
Bain dan Perusahaan
Joseph Smith
UNC-CH, Kelas tahun 2009
Untuk penutupan Anda, sesuatu yang singkat tapi ramah, atau mungkin hanya nama Anda, akan dilakukan untuk sebagian besar korespondensi:

Terima kasih,
Semoga sukses,
Sampai jumpa besok,
Salam,
Untuk pesan yang sangat formal, seperti lamaran kerja, gunakan jenis penutupan yang mungkin Anda lihat dalam surat bisnis:

Hormat saya,
Hormat Anda,

Cc: and Bcc: (‘carbon copy’ dan ‘blind carbon copy’)

Copying individuals on an email is a good way to send your message to the main recipient while also sending someone else a copy at the same time. This can be useful if you want to convey the same exact message to more than one person. In professional settings, copying someone else on an email can help get things done, especially if the person receiving the copy is in a supervisory role. For example, copying your boss on an email to a non-responsive co-worker might prompt the co-worker to respond. Be aware, however, that when you send a message to more than one address using the Cc: field, both the original recipient and all the recipients of the carbon copies can see all the addresses in the To: and Cc: fields. Each person who receives the message will be able to see the addresses of everyone else who received it.

Blind copying emails to a group of people can be useful when you don’t want everyone on the list to have each other’s addresses. The only recipient address that will be visible to all recipients is the one in the To: field. If you don’t want any of the recipients to see the email addresses in the list, you can put your own address in the To: field and use Bcc: exclusively to address your message to others. However, do not assume that blind copying will always keep recipients from knowing who else was copied—someone who is blind copied may hit “reply all” and send a reply to everyone, revealing that they were included in the original message.

Some additional tips for writing more effective emails

Think about your message before you write it. Don’t send email in haste. First, decide on the purpose of your message and what outcome you expect from your communication. Then think about your message’s audience and what they may need in order for your message to have the intended result. You will also improve the clarity of your message if you organize your thoughts before you start writing. Jot down some notes about what information you need to convey, what questions you have, etc., then organize your thoughts in a logical sequence. You can try brainstorming techniques like mapping, listing, or outlining to help you organize your thoughts.

Reflect on the tone of your message. When you are communicating via email, your words are not supported by gestures, voice inflections, or other cues, so it may be easier for someone to misread your tone. For example, sarcasm and jokes are often misinterpreted and may offend your audience. Similarly, be careful about how you address your reader. For instance, beginning an email to your professor or TA with “Hey!” might be perceived as being rude or presumptuous (as in “Hey you!”). If you’re unsure about how your message might be received, you might try reading it out loud to a friend to test its tone.

Strive for clarity and brevity in your writing. Have you ever sent an email that caused confusion and took at least one more communication to straighten out? Miscommunication can occur if a message is unclear, disorganized, or just too long and complex for readers to easily follow. Here are some steps you can take to ensure that your message is understood:

Briefly state your purpose for writing in the very beginning of your message.
Be sure to provide the reader with some context. If you’re asking a question, cut and paste any relevant text (for example, computer error messages, assignment prompts you don’t understand, part of a previous message, etc.) into the email so that the reader has some frame of reference for your question. When replying to someone else’s email, it can often be helpful to either include or restate the sender’s message.
Use paragraphs to separate thoughts (or consider writing separate emails if you have many unrelated points or questions).
Finally, state the desired outcome at the end of your message. If you’re requesting a response, let the reader know what type of response you require (for example, an email reply, possible times for a meeting, a recommendation letter, etc.) If you’re requesting something that has a due date, be sure to highlight that due date in a prominent position in your message. Ending your email with the next step can be really useful, especially in work settings (for example, you might write “I will follow this up with a phone call to you in the next day or so” or “Let’s plan to further discuss this at the meeting on Wednesday”).
Format your message so that it is easy to read. Use white space to visually separate paragraphs into distinct blocks of text. Bullet important details so that they are easy to pick out. Use bold face type or capital letters to highlight critical information, such as due dates. (But do not type your entire message in capital letters or boldface—your reader may perceive this as “shouting” and won’t be able to tell which parts of the message are especially important.)

Proofread. Re-read messages before you send them. Check your grammar, spelling, capitalization, and punctuation. If your email program supports it, use spelling and grammar checking tools. Try reading your message out loud to help you catch any mistakes or awkward phrasing that you might otherwise miss.

Questions to ask yourself before sending an email message

Is this message suitable for email, or could I better communicate the information with a letter, phone call, or face-to-face meeting?
What is my purpose for sending this email? Will the message seem important to the receiver, or will it be seen as an annoyance and a waste of time?
How much email does the reader usually receive, and what will make them read this message (or delete it)?
Do the formality and style of my writing fit the expectations of my audience?
How will my message look when it reaches the receiver? Is it easy to read? Have I used correct grammar and punctuation? Have I divided my thoughts into discrete paragraphs? Are important items, such as due dates, highlighted in the text?
Have I provided enough context for my audience to easily understand or follow the thread of the message?
Did I identify myself and make it easy for the reader to respond in an appropriate manner?
Will the receiver be able to open and read any attachments?

0 comments:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *